اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط
آخرین زمان ویرایش:

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟ ، یک نقشه دقیق و حساب شده ای است که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف را به صورت کامل و جامع ترسیم می نماید. تولید یک طرح  عملیاتی معمولا به صورت گام به گام ترسیم شده و گروه یا فرد را برای رسیدن به هدف غایی هدایت می نماید، این اقدامات، پایه های اصلی و بنیان کسب و کار را تقویت بخشیده و موجب استحکام عملیات تجاری در بازه های زمانی برنامه ریزی شده می شود، لذا مدیریت چنین برنامه هایی توسط یک فرد یا گروه به عنوان مدیر پروژه قابل رصد و اندازه گیری است.

برنامه ریزی عملیاتی یک ابزار دقیق برنامه ریزی اجتماعی به حساب آمده و استراتژی سازمانی را برای رسیدن به یک هدف مشخص می نماید، جزئیات در نظر گرفته شده در چنین طرحی به کارامدی سازمان کمک نموده و می تواند ماموریت سازمان را برای رسیدن به چشم انداز ترسیمی یاری رساند.

برای برنامه ریزی یک طرح عملیاتی نخست باید اهداف و وظایف اعضای تیم مشخص گردد، سپس اعضا باید در روند برنامه ریزی مشارکت داده شده و گزینه های مطرح شده را تجزیه و تحلیل نمایند، هرگونه ابهام زدایی در اجرای طرح های عملیاتی از اوجب واجبات در اینگونه طرح ها به شمار می رود و در نهایت پرداختن به جزئیات و کلیات این برنامه می تواند اطمینانی را برای رسیدن به موفقیت تضمین نماید.

تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.

تعریف برنامه ریزی عملیاتی

برنامه ریزی عملیاتی یک اقدام قهرمانانه است که کمک میکند رویاها و تصوراتمان به واقعیت تبدیل شود. این برنامه روشی است که شما را اطمینان میبخشد تا چشم انداز سازمانتان را بطور دقیق و روشن مشخص کنید، همچنین روشی را توضیح میدهد که گروه شما بکار میگیرد تا استراتژیها را به تحقق اهداف منتهی کند. یک برنامه ریزی عملیاتی شامل مجموعهای از گامهای عملیاتی است که انجام میگیرد تا به اهداف از پیش تعیین شدهمان برسیم.

تعریفی دیگر: برنامه ریزی عملیاتی عبارت از چگونگی تعیین اهداف و تبدیل این اهداف به صورت عملیات و پیش بینی روش های
اجرای آن می باشد.
تعریفی دیگر: پیشبینی و تعیین مراحل و توالی فعالیت های لازم برای تأمین اهداف استراتژیک از طریق وسایل (تاکتیکها)، به تفکیک زمان، هزینه، نیروی انسانی لازم، برنامه ریزی عملیاتی نامیده میشود.

چگونگی استفاده از یک برنامه‌ ریزی عملیاتی -برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

مرحله ۱: جمع‌آوری

ابتدا تمام کارهایی را که باید انجام بدهید، فهرست کنید. سعی کنید هرگونه کاری را که به نظرتان ناتمام مانده است در فهرست بگنجانید. فرقی نمی‌کند این کارها چه باشند، فوری یا غیرفوری، بزرگ یا کوچک، شخصی یا کاری.

این جمع‌آوری تا حدی، به‌صورت خودکار انجام می‌شود. چگونه؟ درخواست‌های ایمیلی در دریافتی (inbox) شما ذخیره می‌شوند، یادداشت‌هایی که باید به آنها رسیدگی کنید در کازیه‌ی شما قرار داده می‌شوند، نامه‌ها در صندوق پست شما گذاشته می‌شوند و پیام‌های شخصی شما در تلفن همراه شما ثبت می‌شوند.

اما چیزهای دیگری هم وجود دارند. فکرهایی که در سر دارید، پروژه‌هایی که می‌خواهید به راه بیندازید، کارهایی که قصد رسیدگی کردن به آنها را داشته‌اید و تاکنون عقب انداخته‌اید، ایده‌هایی که اینجا و آنجا روی تکه‌های کاغذ نوشته‌اید. تمام این کارها و پروژه‌ها را یک جا جمع کرده و فهرست آنها را بنویسید.

مرحله‌ی ۲: حذف زواید

حالا با بررسی دقیق هر مورد، فهرستی را که در مرحله‌ی اول نوشته‌اید؛ پردازش کنید. تصمیم بگیرد که آیا واقعا برای هر مورد فهرست، باید اقدامی انجام بدهید یا نه. بسیاری از دغدغه‌هایی که برای ما پیش می‌آیند، در واقع هیچ ارتباطی با ما ندارند یا در مقیاس مسائل زندگی ما، واقعا دارای اهمیت نیستند. اگر این‌طور است، آن مورد یا موارد را از فهرست‌تان حذف کنید.

 

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟ – کالج مدیریت

 

مرحله‌ی ۳: نظم‌بخشیدن و اولویت دادن

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟  این مرحله سه قسمت دارد.

اول، فهرست پروژه‌ها و کارهایتان را مرور کنید. کارهای اختصاصی و مجزایی را که بخشی از پروژه‌های بزرگ‌تر هستند، در یک گروه قرار دهید.

برای مثال، شاید بخواهید در حمام خانه تغییراتی بدهید یا رنگ دیوار سالن نشیمن را عوض کنید. این هدف را در پروژه‌ی «بازسازی خانه» قرار دهید. در محل کار، شاید بخواهید برای ارتقای یک سیستم کامپیوتری جدید، کاری کنید و شاید اعضای تیم برای استفاده از این سیستم جدید به آموزش نیاز داشته باشند. این هدف را در پروژه‌ی «ارتقای سیستم کامپیوتری» قرار دهید.

با طبقه‌بندی اقلامِ فهرست، متوجه خواهید شد که هر یک از این طبقات به پروژه‌های منسجمی تبدیل شده‌اند. حتما اهداف شخصی خودتان را هم در «پروژه‌ی شخصی» قرار دهید.

دوم، پروژه‌های طبقه‌بندی شده را مرور کنید و به ترتیب اهمیت، آنها را اولویت‌بندی کنید، مثلا به آنها کد حرفی یا عددی بدهید. بدیهی است که اهداف شخصی‌تان، فوق‌العاده مهم هستند!

سوم، پروژه‌هایتان را با استفاده از رویکردی که در زیر خواهیم گفت، در برنامه‌ ریزی عملیاتی درج کنید. برنامه‌ ریزی عملیاتی به این سه قسمت تقسیم می‌شود:

  • فهرست اقدامات بعدی: این فهرست شامل اقدامات بعدی کوچکی می‌شود که برای پیشبرد پروژه‌هایتان باید آنها را انجام دهید.
  • فهرست کارهای محول‌شده: این فهرست شامل کارهایی می‌شود که شما به دیگران محول کرده‌اید.
  • کاتالوگ پروژه: این کاتالوگ شامل تمام پروژه‌هایی می‌شود که شما در آنها مشارکت دارید، همین‌طور کارهای کوچکی که به پیشبرد پروژه‌ها کمک می‌کنند.

خبر خوب این است که وقتی به این مرحله برسید، بزرگ‌ترین بخش نوشتن برنامه‌ ریزی عملیاتی‌ را به اتمام رسانده‌اید: بخش کاتالوگ پروژه! فهرستی از پروژه‌ها و فعالیت‌های اولویت‌بندی‌شده‌ای که به اتمام رسانده‌اید.

معمولا، کاتالوگ پروژه در سایه‌ی برنامه‌ ریزی عملیاتی قرار دارد، چون فقط حین فرآیند بررسی هفتگی به آن رجوع می‌کنید.

بعد از کاتالوگ پروژه، نوبت به فهرست کارهای محول‌شده به دیگران می‌رسد. برای ایجاد این فهرست باید کاتالوگ پروژه را بررسی کنید و کارهایی که به دیگران محول کرده‌اید را شناسایی کنید. هر یک از این کارها را به نام فردی که کار را به او محول کرده‌اید، ثبت کنید و در کنار آن، تاریخ استعلام توافق‌شده را هم بنویسید.
نکته:
اگر هنوز کاری را به کسی محول نکرده‌اید، یا بر سر تاریخ استعلام آن توافق نکرده‌اید، نگران نباشید! کاری که ما در اینجا انجام می‌دهیم، ایجاد چارچوبی است که مطابق آن کار خواهید کرد. بعدا برای استفاده از این چارچوب، زمان زیادی خواهید داشت!

معمولا، فهرست کارهای محول‌شده، در ابتدای بخش کاتالوگ پروژه در برنامه‌ ریزی عملیاتی‌ شما قرار می‌گیرد، چون شما اغلب نیاز پیدا می‌کنید به آن رجوع کنید.

در آخر، فهرست اقدامات بعدی را تهیه کنید. برای این منظور، به پروژه‌هایی رجوع کنید که بالاترین اولویت‌ها را به آنها داده‌اید. پروژه‌هایی که هم خودتان می‌خواهید به جلو پیش بروند و هم مهلت آخر آنها نزدیک است. اقدامات بعدی را که برای پیشبرد این پروژه‌ها لازم هستند،، مشخص کنید.

فهرست اقدامات بعدی باید در صفحه‌ی نخست برنامه‌ ریزی عملیاتی باشد، چون بسیاری از مواقع در روز به آن مراجعه خواهید کرد.

مرحله‌ی ۴: «کار کردن» با برنامه‌ عملیاتی

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟ یک برنامه ریزی‌ عملیاتی معمولا طولانی است، اما اجباری نیست هر روز کل برنامه را مرور کنید!

معمولا با صفحه یا صفحات ابتدایی سر و کار دارید که مربوط به فهرست اقدامات بعدی و فهرست کارهای محول‌شده هستند. برخی از فعالیت‌ها ممکن است مختص روز یا زمان خاصی باشند. بسته به شیوه‌ی کارتان، هم می‌توانید در صفحه‌ی نخست برنامه ریزی‌ عملیاتی‌تان، آنها را درج کنید و هم در تقویم‌تان علام‌گذاری کنید.

در واقع، این صفحات ابتدایی، فقط فرم جدیدی از فهرست انجام کار قدیمی‌تان هستند. تنها تفاوت این است که در صفحات ابتدایی از برنامه ریزی‌ عملیاتی، تنها اقدامات مختصر و خاص به‌طور خلاصه نوشته می‌شوند، درحالی‌که خود پروژه‌های اصلی که این اقدامات مربوط به آنها هستند، در کاتالوگ پروژه‌ها ذخیره می‌شوند.

به‌هرحال، کاری که باید انجام بدهید این است که مرتبا برنامه ریزی‌ عملیاتی‌ خود را بررسی و به‌روزکنید، برای مثال، هر هفته زمانی را به این کار اختصاص دهید. موارد انجام‌شده را حذف یا بایگانی کنید. همزمان با پیشبرد پروژه‌هایتان، پروژه‌های جدید را از کاتالوگ پروژه به صفحات اول منتقل کنید و هرگونه اقدام مرتبط با آنها را هم به این صفحات اضافه کنید.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

نرخ پرش چیست؟

نرخ پرش چیست؟ ، یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار در سئو سایت می باشد. نرخ پرش به تعداد کاربرانی که به…

انواع برنامه ریزی

انواع برنامه ریزی ، فرآیند تعیین اهداف و خطوط کلی فعالیت ها و مأموریت های سازمان در بلند مدت است…