مدیریت زمان در کسب و کار ، همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.
مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که می‌تواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.

بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا این‌که فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.
مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای کسب و کار به افرادی که پرمشغله هستند کمک می‌کند تا زودتر به اهداف خود برسند. همیشه و در طول دوران‌های مختلف زمان برای همه‌ افراد ارزشمند بوده است و افرادی که توانسته‌اند قدر وقت خود را بدانند به موفقیت‌های بزرگی نیز دست پیدا کرده‌اند. از دست ندادن زمان و استفاده‌ی بهینه از زمان فقط با مدیریت زمان امکان‌پذیر می‌شود و همچنین مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای کسب و کار افراد را به موفقیت هر لحظه نزدیک‌تر می‌کند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، فرایند برنامه‌‌ریزی و سازماندهی کارها یا رویدادها است. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف‌ شده برای فعالیت‌های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری است. مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را نیز در دنیای مدرن امروز، می‌تواند تحت تاثیر قرار دهد به گونه ای که حتی عده‌ای معتقد هستند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.

چرا مدیریت زمان در کسب و کار مهم است؟

عملکرد بهتری دارید

با برنامه‌ریزی روزانه می‌توانید برای کارهای مهم‌ خود وقت بیشتری بگذارید، دید بهتری نسبت به هر کار پیدا ‌کنید و متوجه ‌شوید که هر کار چقدر زمان می‌برد.

کارتان را به موقع تحویل می‌دهید

اسم دِدلاین که می‌آید، یاد آن روزهای آخر تحویل پروژه می‌افتیم که مجبوریم شبانه‌روز با استرس کار کنیم تا به موقع کار را تمام کنیم؛ اما مدیریت درست زمان باعث می‌شود با الویت‌بندی و زمان‌بندی هر کار را در وقت معیّن خودش انجام دهیم.

برای مثال اگر تا پایان ماه برای تحویل پروژه فرصت دارید، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که کارهایتان را حتی پیش از آن تاریخ تمام کنید.

استرس‌تان کمتر است

اضطراب و نگرانی، بخش جدانشدنی هر کسب و کاری است؛ به خصوص اگر لیست بلند بالایی از پروژه‌‌های انجام نشده روبروی خود داشته باشیم. مدیریت زمان در کسب و کار، به شما کمک می‌کند تا بهتر برنامه‌ریزی کنید و خیال‌تان از بابت کار راحت باشد.

فرصت‌های شغلی برایتان ایجاد می‌شود

مدیریت زمان در زندگی کاری باعث می‌شود که افراد بیشتری در محل کار به شما اعتماد کنند. به فردی تبدیل می‌شوید که کارهایش را در زمان معین و به بهترین نحو ممکن پیش می‌برد. چه چیزی بهتر از این‌ که آدم به خوش قول بودن معروف باشد؟ مطمئنناً مهارت مدیریت زمان، فرصت‌‌های شغلی زیادی را برای‌تان به همراه خواهد آورد.

اعتماد به نفس‌تان بالا می‌رود

لحظه‌ای که کاری را تمام می‌کنید و آن را از لیست‌تان خط می‌زنید، احساس غرور نمی‌کنید؟ وقتی هر روز با موفقیت لیست کارهای روزانه‌تان را تمام کنید، به مرور زمان اعتماد به نفس‌تان بالا می‌رود و انگیزه می‌گیرید.

کیفیت کارتان بیشتر می‌شود

به کارگیری روش‌های مدیریت زمان، درست مثل رانندگی است که پس از مدتی در آن حرفه‌ای می‌شوید و بی آنکه حواس‌تان باشد، ساعت‌ها رانندگی می‌کنید. برای مثال، فرض کنید که قبل از جلسۀ ساعت ۶ عصر، یک ربع زمان دارید. پس مانند حرفه‌ای ها، به جای شروع کردن یک کار زمان‌گیر، چندین کار کوچک را انجام می‌دهید و با خیال راحت به جلسه خود می‌رسید.

تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کار

۱٫ برنامه ‎ریزی اصولی

ایجاد روندهای یکسان و مشخص برای برند تنها گزینه موردنیاز برای موفقیت در مدیریت زمان نیست. بسیاری از کسب و کارها در عمل تخصص بسیار زیادی در چینش کارهای جاری ندارند. اگر شما با چندین کار در طول روز مواجه هستید، باید نوعی اولویت در میان آن ها قرار دهید. در غیر این صورت کارهای مهم شاید آخر از همه سازماندهی شود. این امر مشکلات بسیاری برای برندها ایجاد می ‎کند. اگر شما برنامه کاری دقیق و کاربردی نداشته باشید، همیشه نسبت به کارایی برنامه ‏‎تان تردید خواهید داشت. توصیه مناسب در اینجا تلاش برای همکاری با کارشناس ‎های کسب و کار برای بهبود فرآیند مدیریت زمان است.

۲٫ استفاده از اپ‎ های هوشمند

امروزه گوشی ‎های هوشمند یکی از ابزارهای حرفه‎‏ ای برای مدیریت کسب و کار محسوب می ‎شود. این اپ ‎های به ظاهر ساده تاثیر بسیار زیادی بر روی فعالیت برندها دارد. شما با استفاده از آن ها امکان صرفه ‏‎جویی در زمان در دسترس برندتان را دارید. برخی از کارهای روزمره برندها دارای ماهیت ساده و تکراری هستند. اگر شما توانایی اجرای چنین کارهایی با استفاده از اپ‎ های هوشمند را داشته باشید، بسیاری از مشکلات برندتان حل خواهد شد.

۳٫ جابه ‎جایی کارها در صورت امکان

برخی از کارها در روزهایی خاص دارای اهمیت بیشتری هستند. به عنوان مثال، اگر شما در پایان مهلت مقرر برای یک پروژه باشید، باید هرچه سریع‎ تر نسبت به ساماندهی ‎اش اقدام نمایید. بدون شک در چنین موقعیتی رسیدگی به پروژه موردنظر اولویت نخست برند شما خواهد بود. ویژگی اصلی یک برنامه مناسب در زمینه مدیریت زمان معطوف به انعطاف‎ پذیری ‎اش است. اگر برنامه شما انعطاف ‎پذیری مناسبی داشته باشد، شما به راحتی توانایی مدیریت شرایط مختلف را خواهید داشت.

۴٫ ارزیابی مداوم وضعیت مالی شرکت

وضعیت مالی شرکت‎ ها نقش مهمی در پیشبرد پروژه ‏‎ها دارد. اگر شما وضعیت مالی مناسبی نداشته باشید، نحوه مدیریت کسب و کار به طور کلی تغییر خواهد کرد. مهمترین نکته در زمینه انتخاب الگوی مدیریت برند آگاهی از وضعیت مالی کسب و کار است. امروزه بسیاری از برندها فقط در مواجهه با بحران‎ های بزرگ متوجه اشتباهات مدیریتی و کمبود های مالی کسب و کارشان می ‎شوند. اگر شما علاقه‎ مند به ادامه فعالیت در عرصه کسب و کار هستید، باید هرچه سریع ‎تر نسبت به ایجاد روندهای مشخص برای ارزیابی وضعیت کسب و کارتان اقدام نمایید. در غیر این صورت وضعیت کسب و کار شما غیرقابل پیش ‎بینی خواهد شد.

۵٫ ضرورت حفظ تمرکز

مدیریت زمان نیازمند تمرکز بسیار زیادی دارد. اگر شما به طور مداوم با حواس ‎پرتی مواجه هستید، باید به فکر ایجاد شرایط و محیط کاری بهتری باشید. در غیر این صورت برنامه ‎ریزی برای کسب و کار و مدیریت زمان دست ‎نیافتنی خواهد ماند. امروزه امور بسیار زیادی توانایی برهم زدن تمرکز کاری افراد را دارد. مهم ‎ترین مسئله در این میان تلاش برای حذف المان‎ های مزاحم و پرت ‎کننده حواس از محیط کسب و کار است. طراحی دفتر کار یکی از مهم‎ ترین نیازهای کسب و کارها محسوب می ‎شود. اگر شما در این زمینه توانایی اجرای ایده‎ های مناسب را نداشته باشید، به طور مداوم در بازه‎ های زمانی حساس کسب و کارتان دچار حواس ‎پرتی خواهید شد.

۶٫ « نه» گفتن ترس ندارد

بسیاری از مدیران توانایی ابراز نظر منفی و یا «نه گفتن» را ندارند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای برندها در مسیر کلی کسب و کار ایجاد می ‎کند. اگر شما توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی کارمندان یا مشتریان را نداشته باشید، تمایل ‎تان برای عدم مخالفت با ایده ‎های مختلف افزایش خواهد یافت. نکته مهم درخصوص برندهای موفق توانایی بالای تیم مدیریتی ‎شان برای ابراز نظرات منفی است. این امر نیاز به آموزش خاصی ندارد. تنها مسئله مهم توجه به بی‎ فایده بودن موافقت با هر تصمیمی از سوی کارمندان یا مشتریان است.

۷٫ ارزیابی زمان در دسترس

مدیریت زمان بدون ارزیابی زمان در دسترس امکان ‎پذیر نیست. بخش مهمی از این فرآیند مشاهده و ارزیابی تاثیر برنامه‎ های مختلف و تازه برند بر روی فرآیند مدیریت زمان است. اگر شما در این زمینه توانایی قابل توجهی نداشته باشید، در عمل اجرای برنامه های مدیریت زمان بی ‎فایده خواهد بود. بسیاری از برندها در طول بازه‎ های زمانی طولانی در تلاش برای کاهش زمان موردنیاز برای مدیریت امور مختلف هستند، با این حال اگر شما معیار مشخصی برای ارزیابی وضعیت نداشته باشید، توانایی ‎تان برای ارزیابی دقیق تاثیرگذاری استراتژی ‎های موردنظر به شدت کاهش خواهد یافت.