اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط
آخرین زمان ویرایش:

برنامه ریزی

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

برنامه ریزی چیست ؟

برنامه ریزی معمولا در برابر واژه انگلیسی Planning به کار می رود. در مکاتب مدیریتی معمولا دو واژه Programming و Planning معمولا به جای یکدیگر به کار رفته اند. در علم مدیریت از واژه strategic planning برای برنامه ریزی بلندمدت و از واژه medium range programming برای برنامه ریزی میان مدت استفاده می شود.

در علم مدیریت از واژه strategic planning برای اهداف بلندمدت و از واژه medium range programming برای اهداف میان مدت استفاده می شود.

برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.

 

ضرورت داشتن برنامه

اشخاص و سازمان ها برای دستیابی به اهداف خود نیاز به طرح دارند. برای جزئی ترین مسائل روزمره هم نیاز به برنامه وجود دارد. باید توجه داشت که همه ی نهادهای امروزی در محیط پویا فعالیت می کنند. عدم اطمینان از شرایط در چنین محیط هایی ، نیاز به ثبت اهداف را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر در تمامی نهادها در آورده است.

تعریف برنامه ریزی

برای planning ، متخصصان از زوایای مختلف ، تعاریف گوناگونی را ارائه کرده اند که ما در اینجا به چند مورد مهم اشاره می کنیم.

طرح ریزی عبارتست از :

  1. تعیین هدف ، یافتن و ساختن راه وصول به آن.
  2. تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گردد.
  3. تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده به همراه یافتن و ساختن راه ها و ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به آن.
  4. طراحی عملیاتی که موضوعی را برمبنای شیوه ای از قبل تعریف شده اجرا نماید.
  5. تعیین راه های دستیابی به اهداف مورد نظر، قبل از تلاش فیزیکی، ذهنی و اقدام عملی با کمک برنامه های مدون.
برنامه ریزی

برنامه ریزی – کالج مدیریت

برنامه ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک می‌کند.
تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌کند.
هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌کند.
برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می‌کند.
به مدیران کمک می‌کند که درک روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد.
قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارائه می‌دهد.
به مدیران کمک می‌کند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.
به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصت‌های تعیین شده تخصیص می‌دهد.
هماهنگی در اجرای تاکتیکهایی که برنامه را به سرانجام می‌رسانند بوجود می‌آورد.
زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می‌رساند.
قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می‌آورد.
ترتیب‌دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می‌شود.
تفکر آینده‌نگر را تشویق می‌کند.
برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل ، انگیزش ایجاد می‌کند.

دلایل اصلی حمایت از برنامه ریزی سیستماتیک توسط مدیران :

  • جهت دهی: برنامه ریزی یک وحدت هدف را فراهم می کند و همه منابع را برای رسیدن به اهداف مشترک گرد هم می آورد. بدون برنامه ها و اهداف، سازمان ها به رویدادهای روزمره به صورت تک کاره و بدون در نظر گرفتن فرصت های بلند مدت پاسخ خواهند داد.
  • کمبود منبع: بحران منابع چالش بزرگی برای سازمان ها است. مدیران وظیفه بهینه سازی خروجی منابع محدود انسانی، منابع مادی و مالی را از طریق برنامه ریزی هوشمند انجام می دهند، در غیر این صورت، ناکارآمدی، باعث افزایش قیمت ها و کمبود شدید منابع می شود.
  • عدم قطعیت: عدم قطعیت یک چالش عمده حتی برای برنامه ریزان هوشمند است. سازمانها به طور مداوم در زمان انجام وظایف خود با عدم قطعیت های خرد و کلان اقتصادی مواجه هستند. برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا چنین تغییراتی را پیش بینی کنند و این چالش ها را برطرف کنند.

 

 

فرآیند برنامه ریزی در مدیریت سازمان چیست؟

برنامه ریزی، فرآیند اساسی در مدیریت است که به تدریج حرکت می کند و یک رویکرد گام به گام می باشد. فرآیند برنامه ریزی، شامل تعیین اهداف و مشخص کردن اقدامات آتی و مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف است. نمودار زیر فرآیند برنامه ریزی نشان داده شده است.

ایجاد اهداف

اولین گام در فرآیند مدیریت برنامه ریزی، شناسایی اهداف خاص سازمان برای هر بخش واحد است. تلاش های برنامه ریزی جامع برای موفق شدن، مستلزم این است که مدیران هر بخش در فرآیند برنامه ریزی شرکت کنند. بنابراین اهدافی که دوره آینده سازمان را هدایت می کنند باید روشن، مختصر و خاص باشند. در این مرحله، فرآیند برنامه ریزی باید شامل یک مروری دقیق از هر هدف، که شامل دلایل انتخاب آن و نتایج پیش بینی شده از پروژه های مرتبط با هدف می باشد. به این منظور اهداف ایجاد شده و چارچوب هر بخش اصلی را مدیریت می کند.

تعیین گزینه ها

گام بعدی جستجو و پیدا کردن گزینه هایی است که به دنبال دستیابی به اهداف تعیین شده است. در این مرحله، مدیران نیاز به برنامه ریزی در مورد چگونگی حرکت از موقعیت فعلی خود به موقعیت تصمیم گیری شده خود در آینده دارند. مدیران ممکن است گزینه های بسیاری ر ا پیدا کنند، اگرچه، حذف مواردی که مطلوبیت کمتری دارند و محدود کردن تعداد کمی از گزینه های مورد نظر، در شناسایی بهترین راه حل کمک خواهد کرد. مدیر می تواند به کمک تکنیک های کمی، تحقیق، آزمایش و تجربه به تعیین گزینه های مختلف کمک کند.

ارزیابی و انتخاب گزینه ها

هنگامی که گزینه ها شناسایی شد، هر گزینه باید با توجه به قدرت و ضعف و انطباق آن در دستیابی به اهداف سازمانی مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. در زمان ارزیابی گزینه ها، مدیران باید حقایقی مانند هزینه های در نظر گرفته، تمرکز منابع، زمان بندی تکمیل، بازده سرمایه گذاری و غیره را در نظر بگیرند. چالش های عمده ارزیابی موثر می تواند عدم قطعیت و در مورد آینده و ریسک باشد. عوامل مختلف نامحسوسی که در کنترل مدیریت دخیل نیستند مانند تغییرات بازار، عوامل اجتماعی-اقتصادی-سیاسی و غیره نیز دارای اهمیت می باشد. در این مرحله، مدیران می توانند از تحقیق در عملیات و ریاضی و همچنین روش های محاسباتی برای پیش بینی و تحلیل گزینه ها استفاده کنند.

تخصیص و ایجاد جدول زمانی

همانطور که برنامه ها اولویت بندی می شوند، جدول زمانی برای تکمیل وظایف مربوطه نیز باید نهایی شود. در این مرحله، تخصیص منابع و خط اختیار و مسئولیت نیز باید مشخص شود. مدیر باید توانایی های کارمندان را در نظر بگیرد و منابع مناسب را برای این کار اختصاص دهد. همچنین جدول زمانی برای تکمیل باید واقع بینانه و منصفانه باشد. این گام در فرآیند برنامه ریزی، مهم است زیرا هماهنگی در فعالیت های بخش های مختلف را به ارمغان می آورد. زمان بندی و توالی عملیات باید به بخش های مربوطه، مدیران و کارمندان برای اجرای برنامه، اطلاع داده شود.

فرمول بندی برنامه های مشتق شده

برنامه های مشتق شده، زیر بخش هایی از برنامه عملیاتی است. تقسیم برنامه کلی به برنامه های مشتق شده برای اجرای موثر آن، ضروری است. برنامه های مشتق شده برای حمایت از برنامه اولیه یا عمومی و توضیح جزئیات در رسیدن به یک برنامه گسترده و بزرگ ضروری است.

بودجه بندی

هنگامی که برنامه ها نهایی شده و تنظیم می شوند، مرحله نهایی این است که آنها را از طریق بودجه بندی به پارامترهای قابل اندازه گیری تبدیل کنیم. بودجه ها اغلب به صورت پول بیان می شوند. اما گاهی اوقات به صورت ساعات کاری، واحد فروخته شده و یا واحد اندازه گیری دیگری، نیز بیان می شوند. یک شرکت معمولا دارای بودجه کلی است که نشان دهنده مجموع درآمد و هزینه ها با سود حاصل یا مازاد است. هر بخش از شرکت یا سازمان می تواند بودجه کلی خود را، که معمولا هزینه های سرمایه هستند، داشته باشد. بودجه ای که به خوبی برنامه ریزی شده باشد می تواند یک استاندارد برای اندازه گیری پیشرفت و اثربخشی فرآیند برنامه ریزی باشد.

نوشته های مشابه

کمپین تبلیغاتی

کمپین تبلیغاتی  مجموعه‌ای از فعالیت‌های تبلیغاتی چندجانبه است که قبل از هر چیز پیام هدف کمپین مشخص شده، مخاطب تعیین…

مکتب های مدیریتی

مکتب های مدیریتی مکتب های مدیریتی از زمان خلقت انسان تا به امروز هیچ فعالیت بزرگ و گسترده ای ،…