برنامه ریزی، فرآیند اساسی در مدیریت است که به تدریج حرکت می کند و یک رویکرد گام به گام می باشد. فرآیند برنامه ریزی، شامل تعیین اهداف و مشخص کردن اقدامات آتی و مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف است. نمودار زیر فرآیند برنامه ریزی نشان داده شده است.

ایجاد اهداف

اولین گام در فرآیند مدیریت برنامه ریزی، شناسایی اهداف خاص سازمان برای هر بخش واحد است. تلاش های برنامه ریزی جامع برای موفق شدن، مستلزم این است که مدیران هر بخش در فرآیند برنامه ریزی شرکت کنند. بنابراین اهدافی که دوره آینده سازمان را هدایت می کنند باید روشن، مختصر و خاص باشند. در این مرحله، فرآیند برنامه ریزی باید شامل یک مروری دقیق از هر هدف، که شامل دلایل انتخاب آن و نتایج پیش بینی شده از پروژه های مرتبط با هدف می باشد. به این منظور اهداف ایجاد شده و چارچوب هر بخش اصلی را مدیریت می کند.

تعیین گزینه ها

گام بعدی جستجو و پیدا کردن گزینه هایی است که به دنبال دستیابی به اهداف تعیین شده است. در این مرحله، مدیران نیاز به برنامه ریزی در مورد چگونگی حرکت از موقعیت فعلی خود به موقعیت تصمیم گیری شده خود در آینده دارند. مدیران ممکن است گزینه های بسیاری ر ا پیدا کنند، اگرچه، حذف مواردی که مطلوبیت کمتری دارند و محدود کردن تعداد کمی از گزینه های مورد نظر، در شناسایی بهترین راه حل کمک خواهد کرد. مدیر می تواند به کمک تکنیک های کمی، تحقیق، آزمایش و تجربه به تعیین گزینه های مختلف کمک کند.

ارزیابی و انتخاب گزینه ها

هنگامی که گزینه ها شناسایی شد، هر گزینه باید با توجه به قدرت و ضعف و انطباق آن در دستیابی به اهداف سازمانی مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. در زمان ارزیابی گزینه ها، مدیران باید حقایقی مانند هزینه های در نظر گرفته، تمرکز منابع، زمان بندی تکمیل، بازده سرمایه گذاری و غیره را در نظر بگیرند. چالش های عمده ارزیابی موثر می تواند عدم قطعیت و در مورد آینده و ریسک باشد. عوامل مختلف نامحسوسی که در کنترل مدیریت دخیل نیستند مانند تغییرات بازار، عوامل اجتماعی-اقتصادی-سیاسی و غیره نیز دارای اهمیت می باشد. در این مرحله، مدیران می توانند از تحقیق در عملیات و ریاضی و همچنین روش های محاسباتی برای پیش بینی و تحلیل گزینه ها استفاده کنند.

تخصیص و ایجاد جدول زمانی

همانطور که برنامه ها اولویت بندی می شوند، جدول زمانی برای تکمیل وظایف مربوطه نیز باید نهایی شود. در این مرحله، تخصیص منابع و خط اختیار و مسئولیت نیز باید مشخص شود. مدیر باید توانایی های کارمندان را در نظر بگیرد و منابع مناسب را برای این کار اختصاص دهد. همچنین جدول زمانی برای تکمیل باید واقع بینانه و منصفانه باشد. این گام در فرآیند برنامه ریزی، مهم است زیرا هماهنگی در فعالیت های بخش های مختلف را به ارمغان می آورد. زمان بندی و توالی عملیات باید به بخش های مربوطه، مدیران و کارمندان برای اجرای برنامه، اطلاع داده شود.

فرمول بندی برنامه های مشتق شده

برنامه های مشتق شده، زیر بخش هایی از برنامه عملیاتی است. تقسیم برنامه کلی به برنامه های مشتق شده برای اجرای موثر آن، ضروری است. برنامه های مشتق شده برای حمایت از برنامه اولیه یا عمومی و توضیح جزئیات در رسیدن به یک برنامه گسترده و بزرگ ضروری است.

بودجه بندی

هنگامی که برنامه ها نهایی شده و تنظیم می شوند، مرحله نهایی این است که آنها را از طریق بودجه بندی به پارامترهای قابل اندازه گیری تبدیل کنیم. بودجه ها اغلب به صورت پول بیان می شوند. اما گاهی اوقات به صورت ساعات کاری، واحد فروخته شده و یا واحد اندازه گیری دیگری، نیز بیان می شوند. یک شرکت معمولا دارای بودجه کلی است که نشان دهنده مجموع درآمد و هزینه ها با سود حاصل یا مازاد است. هر بخش از شرکت یا سازمان می تواند بودجه کلی خود را، که معمولا هزینه های سرمایه هستند، داشته باشد. بودجه ای که به خوبی برنامه ریزی شده باشد می تواند یک استاندارد برای اندازه گیری پیشرفت و اثربخشی فرآیند برنامه ریزی باشد.