برنامه ریزی چیست ؟
برنامه ریزی معمولا در برابر واژه انگلیسی Planning به کار می رود. در مکاتب مدیریتی معمولا دو واژه Programming و Planning معمولا به جای یکدیگر به کار رفته اند. در علم مدیریت از واژه strategic planning برای برنامه ریزی بلندمدت و از واژه medium range programming برای برنامه ریزی میان مدت استفاده می شود.
در علم مدیریت از واژه strategic planning برای اهداف بلندمدت و از واژه medium range programming برای اهداف میان مدت استفاده می شود.
برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که میتواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیمگیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعهای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ میشود. برنامه ریزی میتواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.
ضرورت داشتن برنامه
اشخاص و سازمان ها برای دستیابی به اهداف خود نیاز به طرح دارند. برای جزئی ترین مسائل روزمره هم نیاز به برنامه وجود دارد. باید توجه داشت که همه ی نهادهای امروزی در محیط پویا فعالیت می کنند. عدم اطمینان از شرایط در چنین محیط هایی ، نیاز به ثبت اهداف را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر در تمامی نهادها در آورده است.
تعریف برنامه ریزی
برای planning ، متخصصان از زوایای مختلف ، تعاریف گوناگونی را ارائه کرده اند که ما در اینجا به چند مورد مهم اشاره می کنیم.
طرح ریزی عبارتست از :
- تعیین هدف ، یافتن و ساختن راه وصول به آن.
- تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گردد.
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده به همراه یافتن و ساختن راه ها و ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به آن.
- طراحی عملیاتی که موضوعی را برمبنای شیوه ای از قبل تعریف شده اجرا نماید.
- تعیین راه های دستیابی به اهداف مورد نظر، قبل از تلاش فیزیکی، ذهنی و اقدام عملی با کمک برنامه های مدون.

برنامه ریزی – کالج مدیریت
برنامه ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر میدهد.
به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک میکند.
تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکسالعمل در برابر تغییرات را فراهم میکند.
هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین میکند.
برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد میکند.
به مدیران کمک میکند که درک روشنتری از سازمان داشته باشند.
شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسانتر میسازد.
دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه میدهد.
قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارائه میدهد.
به مدیران کمک میکند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.
به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصتهای تعیین شده تخصیص میدهد.
هماهنگی در اجرای تاکتیکهایی که برنامه را به سرانجام میرسانند بوجود میآورد.
زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل میرساند.
قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود میآورد.
ترتیبدهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم میآورد.
مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست میدهد.
مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث میشود.
تفکر آیندهنگر را تشویق میکند.
برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل ، انگیزش ایجاد میکند.
دلایل اصلی حمایت از برنامه ریزی سیستماتیک توسط مدیران :
- جهت دهی: برنامه ریزی یک وحدت هدف را فراهم می کند و همه منابع را برای رسیدن به اهداف مشترک گرد هم می آورد. بدون برنامه ها و اهداف، سازمان ها به رویدادهای روزمره به صورت تک کاره و بدون در نظر گرفتن فرصت های بلند مدت پاسخ خواهند داد.
- کمبود منبع: بحران منابع چالش بزرگی برای سازمان ها است. مدیران وظیفه بهینه سازی خروجی منابع محدود انسانی، منابع مادی و مالی را از طریق برنامه ریزی هوشمند انجام می دهند، در غیر این صورت، ناکارآمدی، باعث افزایش قیمت ها و کمبود شدید منابع می شود.
- عدم قطعیت: عدم قطعیت یک چالش عمده حتی برای برنامه ریزان هوشمند است. سازمانها به طور مداوم در زمان انجام وظایف خود با عدم قطعیت های خرد و کلان اقتصادی مواجه هستند. برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا چنین تغییراتی را پیش بینی کنند و این چالش ها را برطرف کنند.