اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

ابزارهای برنامه ریزی

زمان مطالعه: ۴ دقیقه

تعریف برنامه ریزی :

ابزارهای برنامه ریزی ، برنامه ریزی فرآیند هدف گذاری و ارایه روشها یا تعیین مسیرهایی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است.

برنامه ریزی عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد.

انواع ابزارهای برنامه ریزی موثر

۱٫ شناسایی زمان موجود

شروع به ایجاد زمان مورد نظر برای کار خود کنید.

چقدر وقت در کار باید صرف کنید که طراحی کار و اهداف شخصی شما را در زندگی منعکس کند.

۲٫ فعالیت‌های ضروری را برنامه ریزی کنید

سپس، در فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، باید کارهای خوبی انجام دهید. این‌ها اغلب چیزهایی هستند که در برابر آن ها ارزیابی می‌شوید.

۳٫ برنامه ریزی فعالیت‌های با اولویت بالا

لیست کارهای خود را مرور کنید و برنامه ها را در فعالیت‌های پراهمیت و فوری و همچنین وظایف تعمیر و نگهداری ضروری که قابل انتقال یا اجتناب نیست، برنامه ریزی کنید.

سعی کنید این‌ها را برای زمان‌هایی از روز که شما بیشتر انرژی دارید ترتیب دهید. به عنوان مثال، برخی از مردم در صبح بیشتر انرژی می‌گیرند و در صبح کار می‌کنند، در حالی که برخی دیگر بعد از ظهر به طور موثرتری تمرکز می‌کنند.

۴٫ زمان احتمالی را برنامه ریزی کنید

سپس، زمان اضافی برای مقابله با احتمالات و شرایط اضطراری را برنامه ریزی کنید. (اگر این زمان را برنامه ریزی نکنید، موارد اضطراری همچنان اتفاق می‌افتد و شما در نهایت در کار تاخیر می‌کنید.)

وقفه‌های مکرر می‌تواند زمان شما را بخورد. یادگیری نحوه مدیریت آن‌ها می‌تواند مقدار زمان احتمالی را که نیاز دارید کنار بگذارید را کاهش دهد. برخی از وقفه ها برای پیش بینی سخت است، اما برخی از جاهای خالی در برنامه شما به شما امکان انعطاف پذیری برای تنظیم مجدد کارها و پاسخ دادن به مسائل مهم را می‌دهد.

۵٫ زمان احتیاطی را برنامه ریزی کنید

فضایی که شما در برنامه ریز خود جا گذاری کرده اید “زمان اختیاری” است: زمان موجود برای ارائه اولویت‌های خود و دستیابی به اهداف خود. بررسی فهرست اولویت‌های کاری و اهداف شخصی و زمان مورد نیاز برای دستیابی به آن‌ها را ارزیابی کنید و آن ها را برنامه ریزی کنید.

۶٫ فعالیت های خود را تحلیل کنید

اگر زمانی که به مرحله پنج رسیدید متوجه شوید که زمان کمی در اختیار شما قرار دارد، لازم است که مراحل دو، سه و چهار را دوباره انجام دهید و سوال کنید که تمام وظایفی که وارد کرده اید کاملا ضروری هستند. ممکن است بعضی از چیزها بتوانند در یک زمان کارآمدتری ترتیب داده شوند یا حل شوند.

 

ابزارهای برنامه ریزی

ابزارهای برنامه ریزی – کالج مدیریت

ابزارهای لازم برای برنامه‌ریزی

گام اول – شناخت موقعیت:

در اولین قدم، باید موقعیت فعلی و موقعیتی که می‌خواهیم به آن برسیم را به روشنی ترسیم کنیم.

باید بدانیم کجا هستیم و چه آورده‌ای داریم. و همینطور باید بدانیم کجا می‌خواهیم برویم و به چه توشه‌ای برای این سفر نیازمندیم.

در واقع سفر ما به نوعی با خودشناسی آغاز می‌شود و بعد، شناخت هدف و مسیر رسیدن به آن.

گام دوم – هدف گذاری :

ما باید بدانیم قرار است به کجا برسیم و هدف ما دقیقاً چه ویژگی‌هایی دارد.

در بحث هدف‌گذاری، معمولاً به اسمارت بودن هدف اشاره می‌کنند که شامل مراحل زیر است.

ویژگی‌های هدف (اسمارت SMART ) :
  1. دقیق و مشخص (Specific)
  2. قابل اندازه گیری (Measurable)
  3. قابل دستیابی (Achievable)
  4. مرتبط (Relevant)
  5. دارای زمان (Timely)

بعد از اینکه هدف اصلی را مشخص کردیم، باید هدفمان را به هدف‌های: بلندمدت، میان‌مدت، کوتاه‌مدت تقسیم و تبدیل کنیم.

و البته هیچ هدفی، تا نوشته نشود، هدف نخواهد شد!
پس حتماً به ابزاری حرفه‌ای برای نوشتن هدف‌هایمان نیاز خواهیم داشت.

گام سوم – توسعه مهارت‌ها :

ابزارهای برنامه ریزی ، اما برای رسیدن به هدف‌هایمان، باید مهارت‌هایمان را هم تقویت کنیم. و این مهارت‌ها، در دو دوسته مهارت‌های فردی و مهارت‌های تخصصی قرار می‌گیرند.

۱ – مهارت‌های فردی و مهارت‌های نرم، مانند مهارت یادگیری، مهارت مذاکره، ارتباط موثر، مدیریت زمان، مدیریت استرس و …

شاید دوست داشته‌باشد بدانید بدانید ۱۰ مهارتی که در سال ۲۰۲۰ باید بلد باشید، چیست: ده مهارت برتر در سال ۲۰۲۰

۲ – مهارت‌های تخصصی هم بستگی به هدفی دارد که تعریف کرده‌اید. مثلاً شاید لازم باشد گواهینامه خاصی را بگیرید و یا در کاری فنی، متخصص شوید.

گام چهارم – مدیریت زمان :

البته مدیریت زمان، گام نیست! همراه همیشگی ما در این سفر خواهد بود و مگر می‌شود بدون مدیریت زمان به هدف‌ها و برنامه‌هایمان برسیم؟

برای مدیریت زمان بهتر، باید خودمان را به چند اصل و تکنیک و ابزار مجهز کنیم.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

نقشه استراتژی

نقشه استراتژی چیست؟ نقشه استراتژی ، یک دیاگرام است که استراتژی سازمان شما را در یک صفحه نشان می‌دهد. این نقشه…

ساختار ماژولار

ساختار ماژولار چیست؟ ساختار ماژولار ، ماژولها در ادبیات برنامه نویسی به مجموعه برنامه های مستقلی اطلاق می شود که…