اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

سیستم اتوماسیون اداری

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

سیستم اتوماسیون اداری ، یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

در ویکی پدیای انگلیسی در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

تعاریف سیستم اتوماسیون اداری

  • سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
  • در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
  • در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است.
  • عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

 

سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری – کالج مدیریت

چرا سازمان­ ها نیاز به سیستم اتوماسیون اداری دارند؟

کارها فراموش می­شوند

در هر سازمانی تعدادی از کارها روزمره است و تعدادی دیگر موعد مقرری دارد. بسیار پیش می ­آید که زمان­بندی دچار اشکال شده یا بعضی از امور در میان باقی کارها گم می­شوند.

در چنین زمانی که فعالیت ­ها در تعداد بالا با موعد زمانی متفاوت وجود دارند، خوب است یک سیستم جامع، امکان تنظیم برنامه را فراهم کند. همچنین ممکن است نیاز باشد افراد مختلفی در سازمان برروی یک پرونده کارکنند، اما دسترسی به همه آن­ ها در یک زمان وجود نداشته ­باشد.

همین انتظار برای دسترسی به افراد ممکن است باعث فراموش ‌کردن آن پرونده بشود. بنابراین نیاز به سیستمی است که امکان دسترسی به اسناد را بدون توجه به مکان و زمان فراهم کند.

حضور فیزیکی مداوم امکان­ پذیر نیست

بسیاری از فعالیت­ های اداری سازمان، مربوط به نظارت و بازرسی است. اما حضور مداوم نیز امکان ­پذیر نیست، زیرا نسبت تعداد پروژه ­ها و مسئولین، کار را سخت می ­کند. حال تصور کنید یک نرم ­افزار کامپیوتری به مسئول پروژه اجازه بررسی میزان پیشرفت و روند کار را بدهد، بدون این­که فرد مسئول پروژه­ای را از قلم بیاندازد یا زمان محدود اجازه بررسی را به او ندهد.

دسترسی به اطلاعات در زمان نیاز، در مکان نیاز

زمانی اطلاعات و اسناد در بایگانی­ ها نگهداری می­شد. پس از آن بایگانی­ های کاغذی به لوح­ های فشرده و هارد درایو تبدیل شدند که اگرچه پیشرفت محسوب می­شد، اما کافی نبود.

چرا که در زمان نیاز، مثل جلسات (توجه کنید که جلسات ممکن است خارج از مقر سازمان)، دسترسی به آن­ ها دشوار بود. همچنین برای در اختیار گرفتن اسناد نیاز به حضور و هماهنگی با مسئول بایگانی وجود داشت. با توجه به تمام نکاتی که گفتیم خوب است سیستم ­هایی وجود داشته ­باشند، که دسترسی به اطلاعات را در هر مکان و هر زمانی برای هریک از کارمندان بسته به سطح دسترسی مجاز آن­ ها فراهم کنند.

تشخیص نیازها در لحظه وجود ندارد

برای بررسی پرونده ­ها و رسیدگی به آن­ ها بر حسب موضوع، نیاز به درنظر گرفتن فاکتورهای مختلف است. ممکن است تمام فاکتورهای لازم در لحظه به ذهن نرسد و برخی از آن ­ها فراموش شوند. چنین اتفاقی باعث نقص در روند امر اداری می شود. حال اگر سیستمی وجود داشت ه­باشد تا در آن تعاریف مورد نیاز از قبل طرح ­ریزی شده ­باشند، در زمان نیاز فقط کافی است از آن­ ها استفاده شده و پرونده تکمیل شود.

وظایف سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

وظایف یک سیستم اتوماسیون شامل ذخیره اطلاعات و پردازش داده ­ها است و در ادامه وظایف سیستم اتوماسیون اداری را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم.

  1. ذخیره اطلاعات

اطلاعات، مهم ­ترین بخش روندهای اداری هستند. اطلاعاتی که در فرم ­ها، لیست­ ها، نامه­ ها و اسناد ثبت می ­شوند. ذخیره اطلاعات در پایگاه داده صورت می­گیرد که یکی از بخش­ های مهم سیستم اتوماسیون است.

۲٫ پردازش داده

داده­ ها چند رسانه ­ای هستند؛ یعنی از متن، تصویر و صوت تشکیل می­شوند. یک سیستم اتوماسیون باید توانایی پردازش هریک و استخراج اطلاعات از آن را داشته ­باشد.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ، اگر مدیر و کارشناس IT باشید حتماً این سوال رو حداقل یک بار از خود پرسیده اید…