اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

نرم افزار اتوماسیون اداری

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

نرم افزار اتوماسیون اداری ، ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان را به صورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می دهد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان، دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده اند.
یکی از امکانات ویژه بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکان مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی و در صورت نیاز سازمان به مدیریت فرایند های کسب و کار به اتوماتیک سازی روال ها می‌پردازند. کارها، درخواست‌ها، دستورها،مکاتبات اداری و نامه ها و … در ساختار چرخهٔ کاری (Work Flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. نرم‌ افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌نامند. بسیاری از نرم ‌افزار های اداری در واقع سیستم های مدیریت اطلاعات اداری (MIS) یا از زیر شاخه های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی (ERP) هستند. یکی از زیر سیستم های مهم در بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری، مدیریت فرایند های کسب و کار یا به اختصار BPMS می باشد که دارای اهمیت بالایی برای سازمان هایی ست که روال های مختلف و پر استفاده ای را در بین کارکنان خود دارند و این روال ها نیازمند مدیریت و شبیه سازی در اتوماسیون اداری می باشد.

اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون یا  اداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در پاسخ دیگر به سوال اتومامسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، نمونه اتوماسیون اداری می‌گویند.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری – کالج مدیریت

نرم افزارهای اتوماسیون ادرای برتر

۱٫ نسخه موبایل اتوماسیون اداری (سیستم عامل‌های Android و IOS)

اتوماسیون اداری ای که دارای نسخه موبایل نیز می‌باشد برای کاربران آن قابلیت در دسترس بودن گردش اطلاعات، مکاتبات و فرآیندها را در سازمان، به شکل آنلاین و آفلاین در هرنقطه و هر زمانی، از طریق تبلت و گوشی‌های هوشمند فراهم می کند. این امکان بدون شک برای ارتباط با مدیران پرمشغله و افرادیکه خارج از سازمان فعالیت دارند، بسیار مفید خواهد بود.

۲٫ جستجوی هوشمند و معناگرایانه

یکی از بزرگترین نقاط ضعف سیستم‌های اتوماسیون اداری عدم قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه آنهاست. قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه مانند سرچ کلمه در گوگل می‌باشد. این جستجو طبق عنوان، بدنه نامه، نامه‌های مرتبط و… انجام می گیرد. شما با جستجوی یک نامه در اتوماسیون ، علاوه بر نامه درخواستی ، نامه‌های مشابه و مرتبط را نیز خواهید یافت.

۳٫ گزارش‌گیری هوشمند

سیستم اتوماسیون اداری هوشمند باید دارای قابلیت گزارش‌گیری از مکاتبات سازمانی، تعداد نامه‌های ثبت شده، تعداد ارجاعات و اطلاعات کلی سیستم و رفتار کاربران باشد. همچنین با گزارش‌گیری هوشمند می‌توانید از میزان صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان به منظور استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری مطلع گردید.

۴٫ تبدیل گفتار به متن

زمانی تعامل کاربر با ماشین جزو رویاهای انسان ها بشمار میرفت. امروزه با استفاده از تکنولوژی‌های جدید و هوش مصنوعی این امکان فراهم شده که شما صحبت کنید، نرم‌افزار تایپ کند. اتوماسیون اداری هوشمند شما را در ارسال سریع و دقیق نامه های اداری با قابلیت تبدیل گفتار به متن یازی می دهند.

۵٫ سینک سرور (چند سازمانی)

سازمان‌های غیرمتمرکز بعلت گستردگی جغرافیایی و محدودیت‌های زیرساختی و استفاده از یک بستر ارتباطی واحد، در استفاده از سرور متمرکز مشکلات زیادی دارند. استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت سینک سرور می تواند در بهبود تعاملات آن ها بسیار اثرگذار باشد.

۶٫ مدیریت فرم و فرایندها

هیچ اتوماسیون اداری بدون BPMS کامل نیست! هر سازمانی علاوه بر مکاتبات، فرم‌هایی دارد که باید بر مبنای فرآیندهای موجود در سازمان به گردش درآید. بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در کنار سیستم اتوماسیون اداری، امکان تعریف و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آن ها در سازمان، بصورت کاملا تحت وب در اختیار کاربر قرار می گیرد.

۷٫ کاهش حجم هنگام انتقال داده‌ها

یکی از بزرگترین مشکلات دنیای دیجیتالی، حجم عظیم داده ها و نحوه انتقال آن ها می باشد. یکی از راهکارهای این معضل اینست که ابتدا حجم داده ها را کاهش داده سپس اقدام به جابجایی آن ها گردد. در برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، تصاویر بصورت بهینه شده و بدون افت کیفیت، با حداقل حجم در سازمان گردش پیدا می‌کنند و بدین صورت تا ۸۰ درصد پهنای باند کمتری در شبکه سازمان، مصرف می‌شود.

۸٫ یکپارچگی با شبکه‌های اجتماعی

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری هوشمند با برقراری ارتباط با شبکه‌های اجتماعی موجب تسریع در عملکرد کاربران خواهد شد. امروزه اشتراک‌گذاری نامه‌ها، ارجاع نامه، مدیریت کارتابل و جلسات بطور کامل با پیام‌رسان‌های اجتماعی امکان‌پذیر شده است.

۹٫ قابلیت مکاتبات محرمانه (نامه‌های هوشمند)

این قابلیت بقدری جذاب و حیرت انگیز است که شاید تا به صورت عملی از آن استفاده نکنید برایتان قابل باور نباشد. با استفاده از این قابلیت می‌توانید نامه‌های هوشمندی ارسال کنید که پس از گذشت مدت مشخصی از نمایش آن ها، نامه بصورت خودکار از سیستم حذف گردد. این نامه‌ها حتی قابلیت چاپ و دانلود نداشته و کاملا محرمانه ارسال می‌گردند.

۱۰٫ یکپارچگی با نرم‌افزارهای کاربردی

احتمالا شما هم به معضل نصب و استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون بروی سیستم خود دچار شده‌اید. یک اتوماسیون اداری هوشمند باید قابلیت همگام شدن با انواع نرم افزارها را داشته و شما را از نصب نرم افزارهای گوناگون و سوئیچ دائم به آن ها بی‌نیاز کند. یکپارچگی با ایمیل و Microsoft Word ابتدایی ترین نوع این نیاز است.

علت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری بخشی از نرم ‌افزارهای اداری – کاربردی است که به اتوماسیون کار ها و حذف بسیاری از دخالت های انسان در میان فرایندهای یک سازمان می پردازد. سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی بین کارکنان سازمان به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. با تکاملی که از طریق نصب نرم افزار های اتوماسیون اداری بر روی تبادل اطلاعات یک سازمان / شرکت اتفاق می افتد، تصمیم گیری ها و روال ها بسیار سودمند تر انجام می گیرند و باعث رسیدن سود بیشتر به مدیران سازمان ها خواهند شد.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

استراتژی دیجیتال مارکتینگ

استراتژی دیجیتال مارکتینگ ، مجموعه‌ای از اقدامات است که کسب‌وکارها برای موفقیت در برنامه‌ی بازاریابی خود در نظر می‌گیرند. این…

رهبری کاریزماتیک

رهبری کاریزماتیک ، مبتنی بر جذبه و قدرت اقناع رهبر است. قدرت رهبران کاریزماتیک برخاسته از تعهد و باور آن…