مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)

مفهوم مدیریت بر مبنای اهداف یا Management By Objectives (MBO) که در ادبیات استراتژی، هدف‌گذاری نیز نامیده می‌شود، اولین‌بار توسط پیتر دراکر در سال ۱۹۵۴ مطرح شد. مدیریت بر مبنای اهداف به مجموعه‌ای از فرایندها اطلاق می‌شود که مسئولیت‌ها و نقش‌های هر یک از افراد سازمان را به گونه‌ای تعیین و هدف‌گذاری می‌کنند که اهداف هر عضو، در راستای هدف نهایی و استراتژی کلی سازمان باشد. به عبارت دیگر، سطوح کاری هر یک از کارکنان در سازمان، نقش‌ها و مسئولیت‌ها از طریق یک چارچوب زمانی مشخص، دقیق و قابل فهم، فراهم می‌شود. بدین ترتیب، پیاده‌سازی استراتژی، به سادگی قابل انجام است.

تاریخچه و مقدمه ای از مدیریت مبتنی بر هدف

مدیریت مبتنی بر هدف نخستین بار در سال ۱۹۵۴ توسط ” پیتر دراکر ” ایجاد شد و موضوعیت پیدا کرد و درجای دیگر اودریون بصورت مستقل از پیتر دراکر روی آن تحقیقات خودش را انجام می داد.
درسال ۱۹۵۷ داگلاس مک گریگور بر روشهای سنتی ارزشیابی که بر ویژگیهای شخصی زیردستان استوار بود خرده گرفتو روش تازه ای که درآن زیردستان مسئولیت تعیین هدفهای کوتاه مدت را برعهده می گیرند و این هدف ها را با بالادستان خود بازنگری می کنند پیشنهاد کرد.

اصولا باید گفت مدیریت بر مبنای هدف یک کوشش برنامه ریزی است و توجه آن به نتایج عملیات می باشد.
در بسیاری از سازمان ها در طول سال این کار یک یا دو بار تدوین شده و بین مدیران توزیع می گردد ولی مدیران متاسفانه بعد از مدتی این روند را رها کرده و کار همیشگی خود را دنبال می کنند. چرا که این طرح ها و گام ها طبق معمول عملیاتی نشده اند.

مراحل اجرای مدل مدیریت بر مبنای هدف

مدیریت بر مبنای اهداف (MBO) شامل ۵ مرحله اصلی است:

۱- تعریف اهداف سازمانی

هنگامی‌که استراتژی سازمان را از طریق ابزارهایی مانند چارچوب SWOT، مدل PESTLE، ماتریس رشد-سهم بازار (BCG) و مدل پورتر تدوین می‌کنید، به روشنی اهداف سازمان را پیش روی خود خواهید داشت. اهداف سازمان در طرح جامع کسب‌وکار نیز نمود پیدا می‌کند. در مرحله اول، تمامی اهداف سازمان می‌بایست به ترتیب اولویت و وضعیت کنونی، رتبه‌بندی شوند تا بتوان به درستی به تعریف شرح وظایف کارکنان برای تحقق آن اهداف پرداخت.

۲- تعریف اهداف کارکنان

مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از دپارتمان‌های سازمان و افراد آن‌ها، می‌بایست به صورت دقیق، مشخص و زمان‌بندی شود تا از هم‌سویی اهداف هر بخش با استراتژی سازمان، اطمینان حاصل شود. هنگامی‌که برنامه اجرایی هر بخش را برای تحقق اهداف بزرگ‌تر و استراتژی سازمان، مشخص می‌کنید، از شدنی بودن و امکان تحقق اهداف بلندمدت اطلاع می‌یابید. بسیاری از طرح‌های عنوان شده، در این مرحله با بررسی منابع و قابلیت‌های هر دپارتمان، ممکن است دچار تغییر یا اصلاح شوند.

۳- نظارت مستمر بر عملکرد و پیشرفت فعالیت‌ها

مدل MBO نه تنها در هم‌سو کردن فعالیت‌های سازمان با استراتژی رقابتی موثر است، بلکه امکان سنجش و ارزیابی عملکرد فعالیت‌ها و نتایج به دست آمده را برای مدیران فراهم می‌کند. استفاده از شاخص‌های ارزیابی، مقایسه مستمر نتایج به دست آمده با نتایج مورد انتظار در کنار استفاده از ابزارهای ارزیابی عملکرد سازمان (مانند کارت امتیازی متوازن (BSC))، نقش موثری در کاهش هزینه‌ها و بروز خطا در تصمیم‌گیری‌ها خواهد داشت.

می توانید مقاله استارت آپ را مطالعه کنید.

۴- دریافت بازخورد

دریافت بازخورد و تهیه فرم‌های نظرات به صورت مستمر، به مدیران امکان می‌دهد تا پیرامون نحوه انجام فعالیت‌ها برای کسب نتیجه بهتر، تجدید نظر کنند.

۵- تایید عملکرد و پاداش

همان‌طور که ارزیابی فعالیت‌ها، یک فرایند مستمر در سازمان محسوب می‌شود، سیستم‌های پاداش و عملکرد درست نیز می‌بایست به اقدامات و فعالیت‌های موثر، اختصاص یابد. این مرحله در بحث انگیزشی و کیفیت انجام فعالیت‌ها بسیار تاثیرگذار است.

مدیریت بر مبنای هدف – کالج مدیریت

مزایای مدیریت برمبنای هدف

از مزایای این روش فراهم نمودن نقشه ای برای تعیین میزان تحقق اهداف است. اگر ندانید چه هدفی دارید به آنها نخواهید رسید. برنامه ریزی موجب میشود که رفتارهای فعالانه در پیش گرفته شده و باعث میشوند که آمادگی رویارویی با موانع را داشته باشید. اهداف به صورت قابل سنجش تعریف شده اند به نحوی که به راحتی میتوان آنها را متعادل نمود. به این ترتیب سازمانها میتوانند به اثربخشی بالاتر، استفاده بهینه از منابع، و بهبود فضای کاری و فرهنگ سازمانی دست یابند.

محدودیتهای مدیریت بر مبنای هدف

به خاطر داشته باشید که MBO نیاز به اقدامات منسجم دارد. نباید از یک رویکرد غیرمنطقی و خشک استفاده شود. بعضی فعالیتها آنقدر ساده هستند که هدف گذاری آنها بی معنی و تعیین اهداف سالانه برای آنها توجیه پذیر نیست. مثلا اگر کار شما مونتاژ دو قطعه باهم باشد تعیین اهداف فردی در این بخش واقعا ضرورتی ندارد.

Rodney Brim که مدیرعامل یک شرکت است چهار مورد دیگر را در نقد از مدیریت بر مبنای هدف ذکر کرده است:

• معمولاً بیشتر از آنکه بروی تنظیم یک برنامه که واقعا قابل اجرا باشد تمرکز شود، بروی هدف گذاری تمرکز میکند
• سازمان اغلب از عوامل محیطی که مانع تحقق اهداف میشوند غفلت میکند عواملی مانند کمبود منابع یا ضعف حمایت از طرف مدیریت.
• سازمانها در نظارت صحیح بر تغییرات که ممکن است بازنگری در اهداف را ضروری سازند به خوبی عمل نمیکنند.
• در نهایت فراموش میکنند که با عامل انسانی سروکار دارند .

مدیریت برمنای هدف و تحول سازمانی

برای سازگار شدن با برنامه تحول سازمانی، فرایندهای هدف گذاری و بررسی عملکرد، باید از نوعی موضع تیمی برخوردار باشند، و همچنین باید هم مشارکتی باشند و هم مبادله‌ای. معنای مشارکتی و مبادله‌ای آن است که در هدف گذاری، زیردستان و فرادستان به همراه هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر به هدف گذاری و ارزشیابی از نتایج حاصل از تحقق اهداف بپردازند.

در حال حاضر، بسیاری از برنامه‌های مدیریت بر مبنای هدف به وسیله مدیران صفی یا به وسیله مدیران دوایر پرسنلی و منابع انسانی بدون شناخت مشکلاتی که باید حل شوند، طراحی می‌شوند. اگر تشخیصی وجود داشته باشد، ما شک نداریم که آن تشخیص به وسیله تعداد اندکی از افراد صورت گرفته است. به علاوه، عقیده ما آن است که بیشتر برنامه‌های مدیریت بر مبنای هدف، رویکردی تیمی را مورد استفاده قرار نمی‌دهند؛ و همین طور شناسایی کافی از وابستگی متقابل بین مشاغل را فراهم نمی‌کنند؛ و به جای کمک به بررسی فرهنگ تیم، گرایش به زیاد کردن رقابت مخرب درون تیم‌ها دارند.

اگر یک برنامه مدیریت بر مبنای هدف، از این نواقص پرهیز کند؛ حالت تنبیهی نداشته باشد؛ و جهت ایجاد فشار بر دیگران طراحی نشده باشد، باید اجزایی را از قبیل آنچه در زیر برمی‌شماریم، دارا باشد.  این شیوه را مدیریت بر مبنای هدف براساس تشریک مساعی (یا همکاری براساس اعتماد متقابل) یا CMBO می‌نامند:

۱ـ تشخیص مشکلات از طریق همکاری مبتنی بر اعتماد متقابل

۲ـ افزایش مهارت‌ها در زمینه ارتباطات متقابل شخصی و فرایندهای گروهی (این امر، برای جنبه‌های تیمی، رویکرد بسیار مهمی خواهد بود).

۳ـ مشارکت واقعی زیردستان در ساختاربندی‌های گروهی و در هدف گذاری.

۴ـ رویکرد تیمی در بررسی اهداف فردی و گروهی و تحقق آنها.

۵ـ بحث‌های روزافزون فردی و مشکل گشایی تیمی با مافوق‌ها.

۶ـ یک رابطه کمکی مداوم درون تیم‌ها، و همچنین در روابط مافوق – زیردست (این امر به سرعت اتفاق نمی‌افتد؛ یک جو برد – برد که می‌گوید «اجازه دهید برای کمک به موفقیت دیگری، تلاش کنیم» نیاز است).

۷ـ توجه به اهداف شخصی و مسیر پیشرفت شغلی به عنوان مکملی برای اهداف سازمانی.