روابط سازمانی ، از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان می‌توان به مفهوم جدیدی دست یافت که ارتباط یا ارتباطات سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه‌مداری و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویکردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوتهای محسوسی دیده می‌شود. برای مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می‌شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است. در دو رویکرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهای کارکنان و تاثیر رضایتمندی بر میزان بهره‌وری توجه می‌شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاری دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودی، افقی و یا گروهی می‌باشد. در این جا کانال ارتباط نیز اغلب حالت رو‌در‌رو و بدون محدودیت را دارد و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا می‌باشد. در مقابل این مکتب می‌توان به رویکردهای سیستمی، فرهنگی و انتقادی اشاره کرد.
روابط سازمانی را می‌توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشکل از عناصری چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته‌می‌شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.
تعریف روابط سازمانی
ارتباطات سازمانی( Organizational Communication) فرآیندی است که مدیران به انتقال و تبادل اطلاعات،، مفاهیم، افکار و حقایق با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازند. ارتباطات سازمانی عمل یکپارچه سازی و هماهنگی فعالیت های سازمان را انجام داده که در نهایت موجب افزایش بهره وری و کارایی سازمان می شود. ادراک صحیح مفهوم ارتباطات سازمانی، به افزایش اثربخشی کارکنان سازمان می انجامد و عدم توجه به این مفهوم باعث ایجاد مشکلاتی در سازمان می شود.
فرایندهای ارتباطات سازمانی -روابط سازمانی
۱٫ فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراکی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ که از طریق آن‌ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یکی شده و در آن می‌مانند. یکی از این فرایندها جامعه‌پذیری است که سازمان‌ها سعی می‌کنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان کرده و ارزشها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند.
۲٫ فرایندهای کنترل عملکرد؛ یکی از مهمترین نقش‌های ارتباط در سازمان‌ها، هماهنگی و کنترل رفتارهایی است که منجر به تحقق اهداف فردی و سازمانی می‌شود. سازمان‌ها با بهره‌گیری از فرایندهای ارتباطی گوناگونی به نظارت و کنترل عملکرد و رفتارهای زیردستان خود پرداخته و از این طریق بازخور مداومی را در ارتباط با پیشرفت کلّی هدف تعیین می‌نمایند.
۳٫ فرایندهای تصمیم‌گیری؛ یکی از فرایندهائی که در محدوده‌ی ارتباطات سازمانی قرار می‌گیرد، فرایند تصمیم‌گیری است که به‌عنوان یکی از مهمترین فعالیت سازمان‌ها به‌شمار می‌رود و سازمان‌ها با بهره‌گیری از مدل‌های مختلفی به این مهم اقدام می‌کنند، که در این اقدام، فرایندهای ارتباط گروهی نقش اساسی دارند.
۴٫ فرایندهای مدیریت تعارض؛ در سازمان‌ها از طریق ارتباط میان اعضای سازمان، تعارضاتی بوجود می‌آید که در نتیجه آن‌ها، اعضای سازمان، سعی می‌کنند از طریق یکسری فرایند ارتباطی، به‌مدیریت تعارض پرداخته و در وضع آن بکوشند.
۵٫ فرایندهای ارتباط خارجی؛ در هر سازمان، یکسری فرایندهای ارتباطی وجود دارد که چند سازمان را با یکدیگر و نیز سازمان را با محیطش مرتبط می‌نماید. این دسته از فرایندها، فرایندهای ارتباط خارجی به‌شمار می‌روند.
۶٫ فرایندهای تکنولوژی؛ یکی از فرایندهای ارتباطی که در سازمان‌ها وجود دارد، فرایندهای تکنولوژیکی است؛ که با تغییرات تکنولوژی در عرصه ارتباطات در سازمان‌ها رقم خورده است.
۷٫ فرایندهای مدیریت تنوع؛ محیط های کاری امروز، تنوع‌های فراوانی را به‌خود گرفته است، که این امر، خود تحول در سازمان‌ها را ایجاب کرده و راهبردهایی را برای توسعه و مدیریت یک سازمان متنوع فرهنگی، به‌دنبال داشته است.
روابط سازمانی – کالج مدیریت
سبک‌‌های ارتباطی در سازمان -روابط سازمانی
۱٫ سبک کنترلی؛ در این سبک، که سبکی یک‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی که عامل ارتباطی است و ارتباط برقرار می‌کند، به اقدامات و تفکرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن‌ها را محدود می‌کند. در این سبک، ارتباط‌گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است.
۲٫ سبک برابری یا تساوی؛ سبک تساوی یک سبک ارتباطی دو طرفه است؛ که در آن، فرستنده و گیرنده، هردو از یکدیگر تأثیر و تأثر می‌پذیرند و مدیران و طرف‌های ارتباطی، سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظراتشان را دارند.
۳٫ سبک ساختاری؛ ماهیت ارتباطات در این سبک عمدتاً عینی است و احساسات قوی و پررنگ، به ندرت در این سبک ارتباطی در سازمان دیده می‌شود. در این سبک، محیط به سمت نظام‌مند کردن سازمان سوق داده می‌شود.
۴٫ سبک پویا؛ این سبک، با هدف مواجهه سریع و بی‌وقفه با مسائل به نوعی کاملاً عمل‌گرا و پراگماتیک، از سوی طرف ارتباطی دنبال می‌شود و بحث از برنامه‌ها و استراتژی‌های آینده را به‌دنبال ندارد.
۵٫ سبک تفویضی؛ در این سبک، مدیر یا رئیس، مسؤولیت خود را به زیردستان واگذار می‌کند و نقش حمایت‌گری به‌خود گرفته و ترجیح می‌دهد تا بیشتر از جانب دیگران یاری شود و به نظرات دیگران اهمیت دهد.
۶٫ سبک اجتناب؛ در این سبک، از فرایند ارتباطات دوری می‌شود و تمایلی به تأثیر و تأثّر از دیگران وجود ندارد و بیشتر، از یک رویکرد مستقل، به‌جای مشارکتی و تعاملی در تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شود.
در ایجاد یک ارتباط سازمانی، هفت بخش وجود دارد: -روابط سازمانی
- فرستنده پیام ( Sender) : فرستنده پیام، آغازکننده فرآیند ارتباطی است. در حقیقت فرستنده پیام دارای اطلاعات مورد نظر است و هدف آن انتقال صحیح پیام می باشد. اگر فرستنده ای وجود نداشته باشد، هیچ فرآیند ارتباطی برقرار نخواهد شد. طرز نگرش و فکر فرستنده پیام، تاثیر بسیاری در تعیین نوع پیام و چگونگی ارسال آن دارد.
- رمزگذاری پیام (Encoding) : زمانی که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک نماد و علامت مخصوص درآورد، پیام را رمزگذاری کرده است.
- پیام (Message) : اطلاعات، نکته یا موضوعی که باید به گیرنده پیام منتقل شود.
- کانال ارتباطی ( Channel ) : وسیله ای جهت ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام است. باید توجه داشت که هر رسانه و یا کانال ارتباطی برای انتقال پیام مورد نظر مناسب نیست. فرستندۀ پیام باید رسانه و کانال ارتباطی متناسب با پیام ارسالی و ویژگی های گیرنده پیام را انتخاب کند.
- گیرنده پیام (Receiver) : گیرنده پیام فرد یا افرادی هستند که پیام را دریافت و استنباط می کنند. فرستنده پیام و گیرنده باید از لحاظ اطلاعات، افکار و عقاید فرهنگی و اجتماعی دارای وجه اشتراکی باشند تا گیرنده پیام قادر به درک پیام ارسالی مورد نظر فرستنده باشد.
- رمزگشایی پیام (Decoding) : گیرنده پس از دریافت پیام، آن را ادراک و تفسیر می کند.
- بازخورد( Feedback) : ابراز واکنش گیرنده پیام به فرستنده درمورد پیام دریافتی است. در این مرحله فرستنده پیام درمورد وضعیت ارسال پیام و نحوه ادراک گیرنده از پیام آگاه می شود. فرآیند ارتباطات بدون وجود بازخورد کامل و موثر نمی باشد، زیرا با انتقال بازخورد از گیرنده به فرستنده پیام، درجه کارایی و اثربخشی پیام تعیین می شود و کاستی ها و نارسایی های ارتباطی مشخص می گردد.
نتیجه گیری : -روابط سازمانی
موضوع ارتباطات در سازمان از چنان اهمیتی برخوردار است که می‌توان گفت اولین و مهمترین وظیفه مدیر این است که سیستم ارتباطات را در سازمان توسعه دهد. اطلاعات لازم باید قبل از این که تصمیمی اتخاذ شود مورد توجه قرار گیرد، بنابراین چنانچه هدف سازمان دستیابی به حداکثر بهره‌وری باشد، سیستم ارتباطات باید به گونه‌ای باشد که در همه حال اطلاعات مربوطه در اختیار اعضای کمیته قرار گیرد.
عمل سازماندهی و مدیریت مستلزم برقرای ارتباط موثر است به گونه ای که کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود آگاه شوند. عمل رهبری هم بدون وجو د ارتباطات مطلوب موفق نخواهد بود. به این ترتیب مدیران وظایف خود را فقط در صورت برقرار کردن ارتباطات موثر می‌توانند انجام دهند و بنابراین ارتباطات، اساس کار مدیران را تشکیل می دهد.
ارتباطات برای مدیریت به دلایل زیر مهم است: اولا ارتباطات فرایندی است که مدیران با استفاده از آن وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل را به انجام می رسانند. ثانیا ارتباطات فعالیتی است که مدیران قسمت اعظم وقت خود را به آن تخصیص می دهند. ارتباطات نه تنها وظیفه مدیر را تسهیل می‌کند، بلکه وسیله ای است که سازمان را با محیط خارج مرتبط می‌سازد. به عبارت دیگر باید گفت که از طریق ارتباطات، هر سازمانی به صورت یک سیستم باز در می‌آید و با محیط خارج ارتباط برقرار می‌کند. ارتباطات را به عنوان خونی به حساب می‌آورند که در رگ حیات سازمان جریان دارد و نبودن اطلاعات باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد. خلاصه این که بدون ارتباطات موثر انجام وظایف سازمان و ادامه حیات آن امکان پذیر نخواهد بود.
