اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

کنترل در یک سازمان

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

کنترل در یک سازمان ، هر سازمانی در روند شکل‌گیری و حرکت به سوی اهداف تعیین‌شده، همواره با موانع گوناگونی روبرو می‌شود که این موانع هریک به فراخور توان، باعث به انحراف کشیدن سازمان به سمت مسیرهای پیش‌بینی نشده می‌شود. به همین دلیل کنترل در یک سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. مکانیزم کنترل مبتنی بر استانداردهای خاص و مشخص، تضمین کننده و حافظ اهداف سازمان می‌باشد.

یکی از وظایف اساسی یک مدیر کنترل سازمان می‌باشد. مدیر از طریق این کنترل می‌تواند از منابع و فعالیت‌های اعضای سازمان، حداکثر کارآیی و اثربخشی را در جهت نیل به اهداف سازمان بدست آورد.

برنامه‌ریزی و اهداف عالی یک سازمان تنها با کنترل درست و اصولی مدیران می‌تواند تحقق یابد و می‌توان گفت که هیچ برنامه‌ایی بدون کنترل به درستی اجرا نخواهد شد و کنترل نیز بدون وجود برنامه، مفهوم و معنا پیدا نمی‌کند.

کنترل در یک سازمان پویا می‌باشد. پویایی نقش کنترل از آن جهت است که براساس آن می‌توان به اصلاح انحرافات و تطابق عملکردها با اهداف سازمانی پرداخت. بنابراین در مدیریت، فعالیت‌های کنترلی علاوه بر ارتباط با همه عناصر مدیریت، رابطه ویژه‌ای با برنامه‌ریزی دارد.

تعاریف مختلف کنترل در یک سازمان

  1. کنترل، تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراح سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیین‌شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش‌ها برای دستیابی به حداکثر کارآیی می‌باشد.
  2. کنترل، فرآیندی است که مدیران از طریق آن، تطابق عملیات انجام شده را با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده می‌سنجد. از این رو فرآیند کنترل در برنامه‌ریزی فعالیت‌های یک سازمان به جهت نیل به اهداف اساسی به کار می‌رود و میزان پیشرفت سازمان را در جهت اهداف و توان مدیریت برای تشخیص طرح و اصلاح برنامه را قبل از آنکه دیر شود نشان می‌دهد.

مراحل اصلی کنترل چیست؟

۱ – تعیین معیارها و ضوابط کنترل

در هر سازمان باید به صورت مجزا درباره فرد – واحد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخص شود. باید خود فرد و مدیر یا واحد کنترل همگی بدانند که ضوابط چیست و معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استاندارد لازم برای عملکرد و کارآیی و اثربخشی چیست که بتوانند درباره این معیارها قضاوت نمایند.

۲– مقایسه عملکرد با استانداردها

گرچه در بسیاری موارد استاندارد یابی مشکل است و یا تبدیل استانداردها به آمار کمی دشوار است، اما هنر مدیریت اینجاست که بتواند با شاخص سازی، عملکرد بخش ها و واحدهای مختف را در قیاس با استاندارد اندازه گیری کند و آمار صحیح را ارائه نماید.

۳ – تشخیص انحراف و علت بروز آن

وقتی استانداردها و معیارها مشخص گردید و از سوی دیگر عملکردها با استانداردها مقایسه شد، در این وضعیت، انحراف از معیارها قابل تشخیص است. مدیر یا واحد کنترل باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص نماید واگر این میزان انحراف، منفی بود و چشمگیر، به بررسی علت بروز و ظهور انحراف از معیارهای سازمان بپردازد.

 

کنترل در یک سازمان

کنترل در یک سازمان – کالج مدیریت

آشنایی با شیوه‌های مختلف کنترل سازمانی

۱- کنترل پیش برنده

در این نوع از کنترل قبل از اینکه تمام عملیات به طور کلی انجام شود، نتایج پیش‌یبنی می‌شود و اقدامات اصلاحی انجام می‌شود به عبارت دیگر قبل از اجرای طرح یا پیش‌بینی انحرافات از استاندارد، دست به اقدامات اصلاحی می‌زنیم تا طرح آماده اجرا شود.

کنترل پیش‌برنده هنگامی موثر است که مدیر قادر به کسب بموقع و دقیق اطلاعات باشد و از تغییرات محیطی و پیشرفت طرح در جهت نیل به اهداف مطلوب آگاهی داشته باشد. این نوع از کنترل به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات درست و بموقعی بگیرند.

۲- کنترل‌های غربالی یا کنترل «بله،خیر»

در این روش، کار هر مرحله بدون آزمایش انجام نمی‌گیرد و آزمایش نیز با طرح پرسش‌هایی است که پاسخ آن‌ها بله یا خیر می‌باشد. این کنترل سازمانی برای بررسی کیفیت عملیات مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۳- کنترل‌های پس از عمل

این نوع کنترل معمولا پس از انجام عملیات، برای بررسی نتایج به کار می‌رود و انحراف اجرای طرح را از استانداردهای مصوب نمایان می‌سازد. از این کنترل در سازمان می‌توان برای برنامه‌ریزی‌های آینده استفاده کرد.

ویژگی های سیستم کنترل موثر

۱ – کنترل باید پیش گیرنده و بازدارنده باشد در خیلی موارد گرچه کنترل ما گذشته نگر است اما شیوه کنترل باید به شکلی باشد که بازدارندگی لازم را هم داشته باشد مثلا اگر دوربین در مکان عمومی نصب است، تابلو اطلاع رسانی در این رابطه هم نصب باشد.

۲ – کنترل نباید مچ گیرنده باشد. ما در کنترل سازمانی نمی خواهیم مچ گیری کنیم و مجرم ایجاد کنیم و پیدا کنیم.

۳ – کنترل باید اصلاح کننده باشد کنترل سازمانی لازم است اصلاح کننده باشد و غیر از این که مچ گیرنده نیست و پیشگیرنده است، در صورت ایجاد انحراف، اصلاح کننده نیز باشد و به شکل خود کنترل عملکردها را نظارت و سازماندهی کند.

۴ – کنترل باید مقرون به صرفه باشد در زمینه هزینه های کنترل باید دقت کنیم که کنترل لازم است بر نقاط حساس نظارت و اصلاح داشته باشد و اگر جایی حساس نیست، لازم هم نیست هزینه زیادی برای کنترل پرداخت شود.

۵– کنترل باید اطلاعات دقیق و صحیح و عینی بدهد سیستم کنترل سازمانی باید عینی باشد، حسی و بر اساس قضاوت و پیشگویی نباشد و اطلاعاتی که ارائه می دهد به روز و به صحیح باشد و بیهوده اعلام انحراف از معیارها را نداشته باشد.

۶ – کنترل باید انعطاف پذیر باشد در زمان لازم کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد و تغییر کند و با محیط، قوانین، فناوری ها و… منعطف باشد.

۷ – کنترل باید منطبق بر تفاوت های فردی باشد سیستم کنترل باید منطبق بر تفاوت های فردی باشد و هر فرد، واحد یا سازمان بر اساس قابلیت ها، ظرفیت ها، توانایی ها و شخصیت و فرهنگ و… کنترل خاص خود را می طلبد گرچه معیارها و استانداردها در بسیاری از موارد لازم است ساختار ثابتی داشته باشند.

۸ – سطح دسترسی در کنترل سازمانی باید مشخص باشد در برخی موارد سطح کنترل و سطح دسترسی در کنترل سازمان باید تنها در اختیار مدیر باشد و در برخی موارد دیگر، مدیران میانی یا کل واحدها یا حتی مشتریان می توانند به سطوحی از مراحل کنترل دسترسی داشته باشند.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

مدیریت استراتژیک

مدیریت استراتژیک ، وقتی صحبت از آن است تنها بررسی چندین قانون و پیروی از آنها ملاک قرار نمی‌گیرد. مدیریت…