اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

اتوماسیون اداری

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

اتوماسیون اداری ، اگر مدیر و کارشناس IT باشید حتماً این سوال رو حداقل یک بار از خود پرسیده اید که اتوماسیون به چه معناست؟ و چه کاربردهایی می تواند برای موفقیت در اهداف سیستم سازمانی داشته باشد. امروزه با توجه به پیدایش و گسترش جریانات ارتباطی و همچنین پیچیده شدن ارتباطات تجاری سازمان ها ، نیاز به یک سیستم اداری یکپارچه که بتواند حجم عظیمی از مکاتبات و اطلاعات را با دقت و سرعت مورد بررسی و طبقه بندی قرار دهد، به وضوح احساس می شود. چرا که یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران سازمان همین دسترسی به اطلاعات است. با توجه به این مهم در حوزه فناوری اطلاعات، اتوماسیون اداری تحت وب بهترین راه حل مکانیزه برای صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات سازمان می باشد.

اتوماسیون اداری محدوده گسترده‌‌ای از تعاملات و پاسخگویی به حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان را شامل می‌شود. این مجموعه که کاربرد آن از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی تسری یافته،‌ از ضریب نفوذ بالایی در سازمان‌ها برخوردار می‌باشد. پوشش همه جانبه نیازهای کاربران توسط زیرسیستم‌های این مجموعه، به ضمانت اجرایی و تمایل عموم کاربران به بهره‌‌گیری از آن افزوده است.

در حوزه اتوماسیون اداری مجموعه «دیدگاه»، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، ‌مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار می‌گیرد. در این مجموعه،‌ امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران میسر می‌گردد. لایه یکپارچه کنترل کاربری نیز کارکرد بخش‌های مختلف سیستم را در دو جنبه امنیت اطلاعات و حقوق دسترسی کاربران مدیریت می‌نماید.

با استفاده از امکانات این مجموعه، دسترسی مدیران و سایر کارکنان به چرخه عملیات روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان فراهم می‌آید. از سوی دیگر مستند شدن روال‌ها و عملیات انجام‌شده در طول فرآیندهای مختلف سازمان علاوه بر شفاف‌سازی، منجر به بهینه‌سازی فرآیندها و تشخیص نارسایی‌های احتمالی می‌گردد.

اتوماسیون بازاریابی چیست؟

اتوماسیون یک کلمه انگلیسی بمعنای خودکارسازی یا ماشینی شدن می‌باشد. گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات سبب بوجود آمدن اتوماسیون اداری شد. دفترهای حجیم اندیکاتور را به یاد آورید. دفترهایی که بعلت متفاوت بودن کاربران با چند دست خط متفاوت و گاها ناخوانا نوشته میشد. در برخی موارد اطلاعات بعد از چند سال بعلت مستهلک شدن قابل دسترسی نبود. همین اطلاعات مهم در اثر یک جابجایی یا یک حادثه به‌راحتی از بین میرفت. سازمان‌ها مجبور به صرف هزینه‌هایی برای نگهداری یا جابجایی و انتقال اطلاعات بودند.

 

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری – کالج مدیریت

بخش های اتوماسیون اداری

۱٫ دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، ثبت اطلاعات نامه های وارده، صادره، داخلی، الصاق عطف/پیرو به نامه های ثبت شده، معرفی موقعیت های بایگانی فیزیکی نامه ها بصورت درختواره‌ایی، معرفی موضوعات ثابت برای هر نوع نامه، معرفی دسته بندی نامه ها (گروه ، پروژه، …)، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

۲٫ مدیریت جلسات و مصوبات

یکی از مهمترین عوامل ایجاد مزیت رقابتی در سازمان‌های پیشرو، تصمیم‌گیری به موقع از سوی مدیران، رد‌گیری و نظارت بی‌واسطه برای حصول اطمینان از اجرای سریع و بدون حاشیه این مصوبات می‌باشد.در واقع یکی از شاخص‌های کلیدی بهره‌وری در سازمان، میزان انطباق و هماهنگی بدنه سازمان با نگاه راهبردی مدیران می‌باشد که محصول این شاخص پاسخ مثبت و تبلور تغییر در زمان مورد انتظار می‌باشد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

۳٫ مدیریت داده

سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب برای پیگیری کوتاه‌مدت و بلندمدت داده‌ها در قالب برنامه‌های مالی، برنامه تخصیص نیروی کار، مصارف بازاریابی، دفاتر دارایی و دیگر قسمت‌های تجاری بکار می‌روند. مدیریت وظایف یا سیستم زمان‌بندی، رصد و کنترل فعالیت پروژه‌های متفاوت را در یک سازمان بر عهده دارد. سیستم مدیریت الکترونیکی، فعالیت‌ها و وظایف یک سازمان را از طریق جداول زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی را رصد و کنترل می‌کند.

۴٫ پرتال مکاتبات برون سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند.فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان پیگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

۵٫ کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود. سرعت پایین خطوط ارتباطی اینترنت در برخی نقاط نیز این امکان را از مدیران می‌گیرد تا در منزل یا سفر بتوانند با سرعت مطلوب از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. در نتیجه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به همراه زیرسیستم کارتابل Offline، این امکان را در اختیار مدیر می‌گذارد تا در منزل و یا هر نقطه دیگر بتواند کارهای باقیمانده خود را به انجام رسانده و با اولین برقراری ارتباط با سیستم اصلی آن ها را به روز کند.

با این امکان، مدیران می‌توانند در منزل، در هنگام سفر، در هنگام ماموریت و یا از هر مکانی به نامه‌ها و کارهای خود دسترسی داشته و عملیات متداول از قبیل دیدن نامه ها و کارها، ارجاع آ‌ن ها به همراه پاراف و … را انجام دهند.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

  • امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
  • با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
  • حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
  • اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
  • در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
  • در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
  • با وجود سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
  • مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
  • با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
  • با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
  • امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.

ادمین

حدود 6 سالی هست که در زمینه آموزش رشته مدیریت به صورت تخصصی فعالیت می کند و علاقه زیادی به کسب تجربه در زمینه بازاریابی اینترنتی و تجارت الکترونیک دارد، یک کارآفرین خستگی ناپذیر است و با انرژی حیرت انگیزی تمام قسمت های کالج مدیریت را توسعه می دهد، به سبک حرفه ای و انحصاری خود زندگی می کند و خط فکری خاصی را همیشه دنبال می کند، او رفتار هایی کاملا متفاوت نسبت به سایر مدیرانی که تا به حال دیده اید دارد...

نوشته های مشابه

اتوماسیون بازاریابی

اتوماسیون بازاریابی چیست؟ اتوماسیون بازاریابی ، اصطلاحی است که برای توصیف پلتفرمی استفاده می شود که هدف اصلی آن انجام…

سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری ، یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک…