اینستاگرام کالج مدیریت را دنبال کنید
/ در مدیریت / توسط

کنترل سازمانی چیست؟

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

کنترل سازمانی چیست؟، بحث کنترل و استقرار سیستمهای کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی در مهارت های مدیریت است. کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد. هنوز هم کسانی که درس مدیریت می‌خوانند باید در نخستین روزهای آموزش خود، وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را به خاطر بسپارند و به بهانه‌های مختلف آنها را فهرست کنند.

کنترل

  فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه که هست به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود.

شاید به جرات بتوان گفت که انجام هر فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود  مگر آنکه  کنترل های لازم به عمل آمده باشد. به کمک آن است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند. آن ابزار کارآمد مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد.

شاید مهمترین مسئله ای که وجود آن را ضروری می سازد، آن است که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجایی که فرد جزیی اساسی از سیستم کنترل در سازمان است، بحث هایی که به آن خواهیم پرداخت حاوی مرزبندی های دقیقی بین کنترل برنامه ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسی واقع خواهند شد.

کنترل سازمانی

کنترل سازمانی-کالج مدیریت

 گذشته نگر

بازخور یا کنترل گذشته نگر صرفا بر ساس فعالیت ها و اطلاعات گذشته استوار است.
بازخور با استفاده از نتایج یا در اصطلاح سیستم با استفاده از ستاده  ها کنترل را عملی می کند اما مفهوم جدید کنترل  فراتر از سازو کار بازخور و توجه به گذشته است.

کنترل آینده نگر

کنترل آینده نگر یا هدایت کننده کنترلی است که با استفاده از داده ها کنترل را تحقق می بخشد قبل از آنکه عملی واقع شود. به عبارت دیگر این نوع کنترل موانع. مشکلات را قبل از وقوع و اجرای عملیات پیش بینی می کند و انجام اصلاحات را ممکن می سازد.
هدف از آن، پیش گیری و انجام اصلاحات قبل از اجرا برای حصول نتایج مورد نظر است. کنترل پیش نگر مستلزم آگاهی و بصیرت و تجربه کنترل کننده است.
برخی از علمای مدیریت بازخور را نوشدارویی بعد از مرگ نام نهادند. زیرا نارسایی های اطلاعات تاریخی را با خود به همراه دارد و تصحیح خطاها فقط نسبت به آینده عملی است. بنابراین این نوع کنترل پیش از آنکه به گذشته متکی باشد آینده نگر است.


زمان وقوع

کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار است، کنترل پیش نگر بر پیش بینی های آینده و کنترل زمان وقوع اطلاعات زمان حال را ملاک قرار می دهد.
ماشین های الکترونیکی و رایانه ها اطلاعات زمان واقعی  یا اطلاعات زمان وقوع را فراهم می کنند و کنترل بر اساس این نوع اطلاعات کنترل زمان وقوع نام دارد. حساسیت برخی از برنامه ها ایجاب میکند تا مدیریت از این نوع کنترل استفاده کند و تصمیماتی به موقع وسریع اتخاذ نماید.

مراحل اصلی کنترل چیست؟

وقتی می خواهیم در یک سازمان کنترل مناسب را داشته باشیم، چه آن توسط مدیر انجام شود یا به صورت مجزا توسط یک واحد صورت پذیرد، پروسه کنترل ۴ مرحله را پشت سر می گذارد:

۱ – تعیین معیارها و ضوابط کنترل

در هر سازمان باید به صورت مجزا درباره فرد – واحد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخص شود. باید خود فرد و مدیر یا واحد کنترل همگی بدانند که ضوابط چیست و معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استاندارد لازم برای عملکرد و کارآیی و اثربخشی چیست که بتوانند درباره این معیارها قضاوت نمایند.

۲– مقایسه عملکرد با استانداردها

گرچه در بسیاری موارد استاندارد یابی مشکل است و یا تبدیل استانداردها به آمار کمی دشوار است، اما هنر مدیریت اینجاست که بتواند با شاخص سازی، عملکرد بخش ها و واحدهای مختف را در قیاس با استاندارد اندازه گیری کند و آمار صحیح را ارائه نماید.

۳ – تشخیص انحراف و علت بروز آن

وقتی استانداردها و معیارها مشخص گردید و از سوی دیگر عملکردها با استانداردها مقایسه شد، در این وضعیت، انحراف از معیارها قابل تشخیص است. مدیر یا واحد کنترل باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص نماید واگر این میزان انحراف، منفی بود و چشمگیر، به بررسی علت بروز و ظهور انحراف از معیارهای سازمان بپردازد.

۴ – تدوین و اجرای اقدامات اصلاحی

بعد از بررسی انحرافات و شناخت علل انحراف، لازم است با تخصص مدیریت و یا با بهره گیری ازر حضور مشاورین اقدامات اصلاحی شناسایی شود، تدوین شود و اجرایی گردد تا سازمان بتواند به معیارها و ضوابط و استانداردهای خود بازگردد. نتیجه ارزیابی ها ممکن است به اجرای برنامه های آموزشی – تغییر سیستم حقوق و دستمزد و پاداش – تغییر برنامه ریزی – ایجاد انگیزش در سازمان – تغییر فرهنگ سازمانی – تغییر مدیران – تغییر ساختار سازمان و… منجر شود.

در اینجا برای روشن تر شدن موضوع به مثالی درباره مراحل کنترل اشاره می نماییم: اگر یک سازمان تولیدی را در نظر بگیریم، واحد بازاریابی و فروش آن نیاز به رسیدگی دائمی خواهد داشت. معیارها و ضوابط این واحد شامل: جذب و آموزش نیروی انسانی لازم و مجرب (مثلا حضور ۱۰ نفر) – انجام اقدامات مناسب در زمینه فروش – اجرای برنامه های پیشبرد فروش – ارائه پیشنهادهای جدید و خلاقیت در زمینه فروش و بازاریابی – رساندن فروش مجموعه به حد مناسب (مثلا ۱۰۰۰ واحد در ماه) – ارائه گزارش منظم و… می باشد. این معیارها و استانداردها به صورت ماهیانه از سوی مدیریت بررسی می شود و عملکرد این واحد ارزیابی می گردد. اگر در برخی موارد انحراف از معیارها و استانداردها زیاد شود مثلا کاهش افراد بازاریاب به ۶ نفر – کاهش فروش به ۸۰۰ واحد در ماه – عدم ارائه پیشنهاد جدید در طی ۲ ماه و… در این صورت نیاز به بررسی و واکاوی موضوع خواهد داشت و با بررسی ابعاد مختلف، این موضوع علت یابی میشود و برنامه های اصلاحی پیگیری خواهد شد.

این مراحل ساده یک کنترل در سازمان است که لازم است در همه واحدها – در افراد – مدیران و کل سازمان ساری و جاری باشد و بعد از اصلاح نیز دوباره موضوع آن و مراحل آن پیگیری شود که هیچ گاه سازمان انحراف از استانداردها نداشته باشد.

اگر بخواهیم مراحل چهارگانه فوق را به صورت عملیاتی در سازمان تشریح کنیم به این شکل است که ابتدا باید وظیفه هر فرد – واحد یا سازمان به صورت روزانه یا هفتگی یا ماهانه یا سالانه مشخص شود و این وظایف به هر بخش به صورت مکتوب ارائه گردد. برای ارائه وظایف – زمان بندی انجام امور و ارائه گزارشها لازم است فرم های استاندارد تهیه گردد و تکمیل شود و در نهایت فرم ها در زمان مقتضی لازم است جمع آوری گردد به مدیر مربوطه ارائه شود و مدیر یا واحد  بر اساس شاخصه های موجود، میزان انحراف را بررسی نماید و به ارزیابی وضع موجود و برنامه ریزی برای اصلاحات در سازمان بپردازد.

پایش (Monitoring)

در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.

معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازه‌گیری و سنجش هم، فراهم می‌شود.

هم‌چنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود.

در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند. وظیفه‌ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال:

  • واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت‌ها را بر عهده دارد.
  • سازمانی که آلاینده‌های موجود در هوا را اندازه‌‌گیری و گزارش می‌کند.

نوشته های مشابه

آمیخته (۴s) برای راه اندازی کسب و کارهای نوپا

آکادمی های بازرگانی و مدارس کسب و کار، آمیخته (۴s) علامت های اختصاری، فرمول و مدلها را دوست دارند. اغلب شما…

مدل سلسله مراتب نیازهای مازلو

اگر انگیزه از روی نیازهای ناخوشایند، سطح پایین و برآورده نشده باشد، یک مدیر باید بتواند درک کند که نیازهای…